Herramientas de comunicación en la Nube

El esfuerzo de administración de las plataformas, resolver inconvenientes de software, hardware, aplicar constantes medidas de seguridad y principalmente el tiempo que se (mal) invertía en el ABM (alta/baja/modificación) de las cuentas de cada dominio era un problema grande para nosotros.
Fue entonces cuando decidimos analizar soluciones de Comunicación en entornos Cloud.

Caso de éxito en Google Apps

Hacia mediados del 2012 teníamos un gran número de plataformas de correo instaladas en diferentes clientes, con todo tipo de opciones configuradas.

Solo por citar algunas:

  • Exchange, en diferentes versiones, con y sin webmail, con y sin OWA (outlook web access), con y sin Communicator.
  • Sendmail
  • Qmail
  • Y hasta algunos servidores de Lotus y BES (Blackberry), o clientes que usaban como plataforma de comunicación los servicios provistos por empresas de Hosting.

No vamos a profundizar mucho sobre el porqué la decisión, pero luego de ver varias opciones (todas con cosas interesantes) finalmente nos inclinamos a migrar gradualmente todas estas plataformas a Google Apps. La prueba piloto fue con nuestro propio dominio y del éxito de la prueba fue que tomamos la decisión de convertirnos en Partners de Google.

A medida que le explicábamos a nuestros clientes sobre la opción de migrar sus servicios de mensajería y comunicaciones a Google, íbamos recibiendo feedback que nos permitía retroalimentar nuestros conocimientos para ir subiendo mas y mas servicios a la nube.

Cuando empezamos las migraciones nos encontramos con posibilidades infinitas:

  • Podríamos migrar los históricos de los mails.
  • Podíamos generar grupos de distribución muy avanzados.
  • Teníamos una notable disminución de mails SPAM y Hoax.
  • Lógicamente, la disponibilidad del servicio paso a tener un 99.9%.

Flexibilidad

Ante todos estos hitos y la satisfacción obtenida por los usuarios, fuimos configurando el servicio según el perfil de nuestros clientes; algunos usaban la web minimalista de Gmail con su propio dominio, otros preferían seguir usando su cliente de correo Outlook, Thunderbird, etc.

La consola de Google también nos permitía realizar un aseguramiento de dispositivos móviles, permitiendo subir el control de los mismos e incrementar la protección de los datos. Fue así como avanzamos con las configuraciones de celulares y tabletas con las políticas de seguridad ajustadas según el perfil y las decisiones de cada compañía.

Desde configuraciones sencillas como requerir una contraseña de desbloqueo, hasta encriptar el dispositivo o borrarlo remotamente en caso de extravío, la consola de Google permite esto y mucho más.

Avanzamos también en el despliegue de plugins para usar el Hangout como herramienta de conversación interna y el servicio Drive como repositorio de información en reemplazo

de otros servicios de almacenamiento cloud existentes en algunas de las empresas.

Vale mencionar que todas estas tareas son netamente tareas operativas, ya que la disponibilidad de las aplicaciones viene incluidas al dar de alta el servicio de Google Apps.

Incluso algunos optaron por contratar el adicional de Google llamado Vault, que por definición “es un complemento para Google Apps que te permite conservar, archivar, buscar y exportar los mensajes de correo electrónico y de chat de tu organización para satisfacer los requisitos de descubrimiento electrónico y de cumplimiento”.

Otros optaron por adquirir aplicaciones pagas provistas dentro de la consola de Google como MailChimp (herramienta de envío masivo de mails), Zoho CRM (un pequeño software de administración de relaciones con clientes), Zoho Monkey (herramienta de encuestas), Smartsheet (una potente tool online que permite trabajar con Proyectos y Documentos de manera colaborativa) y algunas otras herramientas disponibles en un Market que tiene softwares integrados totalmente al servicio de Google Apps.

Administración

A nivel administrativo, algunos gestionan sus cuentas y otros lo siguen delegando en nosotros, pero la administración es tan simple que el tiempo mal invertido se convierte en tareas muy ágiles.

En principio nos parecía una opción viable para Pequeñas y Medianas Empresas, pero a medida que fuimos obteniendo mayor experiencia fuimos notando que la solución era aplicable también a Grandes Empresas. Abstraerse de la capa de hardware, de los problemas aplicativos, de problemas de entorno y la simplificación de la administración hacen de Google Apps una solución aplicable a todo tipo de compañías.