Entre las tecnologías que se destacaron durante el último año, en particular por el rol que jugaron para que la economía pudiera seguir en funcionamiento, destaca la automatización de procesos.

Muchas empresas están atiborradas de tareas repetitivas, mecánicas, tediosas, de esas que todos los colaboradores detestan completar: desde revisar facturas para detectar si están bien confeccionadas hasta comparar precios de un artículo entre diferentes proveedores, pasando por cualquier proceso de captura e interpretación de datos para su manipulación, de ejecución de transacciones, de accionamiento de respuestas o de comunicación entre sistemas.

Además, todas estas actividades tienen otro factor en común: son altamente propensas a errores.

La inteligencia de automatizar

En los últimos tiempos, el concepto de automatización se nutrió de otros avances tecnológicos, como la inteligencia artificial o machine learning, para generar soluciones con una mayor capacidad de decisión, interpretación de lenguaje natural, reconocimiento facial o el análisis de video en tiempo real.

La automatización de procesos tiende a derivar esta tarea a bots que, considerando el contexto pandémico en el que vivimos, ofrece los siguientes beneficios:

1. Trabajo sin interrupciones. Un elemento que caracterizó al 2020 fue la limitación a la movilidad. De pronto, la gente debió quedarse en su casa. Por lo tanto, las instalaciones de las empresas quedaron vacías de personal. Las tareas que requerían presencia física -muchas de ellas de cualidades automatizables- para ser iniciadas porque solo podían activarse desde el interior de la organización quedaron sin hacerse o se demoraron. Una de las grandes virtudes de la automatización es que garantiza que las actividades se completan siempre: los procesos “corren” las 24 horas del día, los siete días de la semana y, por supuesto, con altísimos niveles de eficiencia y precisión.

2. Ahorro de costos. Ligado con lo anterior, los niveles de eficiencia que alcanza la automatización de procesos, sumado a la disminución de errores en funciones administrativas y financieras, repercute de manera directa en el resultado final de la organización. Además, los procesos quedan trazables de punta a punta, con un 100% de transparencia y sin lugar para las dudas, los errores honestos ni los manejos deliberadamente fraudulentos. Se estima que los costos operativos se reducen en un 50%.

3. Mejor gestión de recursos. La pandemia desató una crisis económica con pocos precedentes por su alcance y su profundidad. En medio de una situación tan inestable, el correcto uso de los recursos disponibles es fundamental. Por eso, las empresas con capital humano asignado a tareas altamente repetitivas tuvieron la oportunidad de reasignar a esos colaboradores para que desarrollen funciones de mayor valor agregado o más alineadas a los objetivos finales del negocio.

4. Escalabilidad. Los procesos se adecúan a la demanda. Esto significa que si el volumen de documentos a procesar aumenta de manera exponencial de un mes al siguiente, el sistema podrá soportarlo y obtener la respuesta en tiempo y forma. Por otra parte, cada proyecto de automatización es el punto de partida para repensar, reimaginar y optimizar otros procesos dentro de la organización que también pueden ser beneficiados por esta tecnología. La automatización es en esencia versátil: aplica a diferentes áreas, a cualquier industria y a todos los tamaños de empresa. Cuanto más automatizada esté una organización, menos sensible queda a los cambios de contexto como el vivido con la pandemia durante el último año.

5. Administración ubicua. Así como los procesos pueden dispararse y completarse sin la presencialidad humana dentro de las instalaciones físicas de la empresa, todas las instancias de decisión y gestión quedan distribuidas en dispositivos móviles, de forma que las personas puedan ejecutarlas estén donde estén. Una vez más, la garantía absoluta de que todo sigue funcionando sin importar cuán compleja sea la situación. Del mismo modo, se incrementan los niveles de seguridad, ya que cada proceso puede ser alterado únicamente por aquellas personas autorizadas a hacerlo.

 El momento es ahora

Una estrategia para probar la automatización es arrancar con un proceso manual repetitivo, sencillo, con poca o nula necesidad de inteligencia, que pueda generar rápidamente un retorno: apalancándose en esos resultados, la empresa podrá luego aventurarse hacia proyectos más ambiciosos, abarcativos o estratégicos.

¿El momento para arrancar? Ya mismo. Sería una forma de demostrarnos que eso de no procrastinar proyectos de transformación digital es, en efecto, una lección aprendida.