Primeros pasos para una estrategia de automatización

Los beneficios de una estrategia de automatización son innegables: no sólo libera al personal de aquellas tareas que pueden ser tediosas o repetitivas, sino que además exime a la organización de sufrir las demoras, los errores y los problemas relacionados con que esas actividades se realicen de manera manual. Por si todo eso fuera poco, la pandemia nos dejó como enseñanza que la tecnología es un aliado fundamental para garantizar la continuidad del negocio y que la empresa siga funcionando independientemente del contexto. 

¿Cómo iniciar una estrategia de automatización? El primer paso consiste en encontrar un caso de uso. A diferencia de lo que muchos creen, “automatizar” no es como la explosión de un big bang en donde un día la empresa trabaja al modelo tradicional y al siguiente ya está completamente digitalizada. Por el contrario, la recomendación es que se establezca un proyecto de paso a paso. En ese sentido, detectar un proceso que garantice resultados rápidos -por ser altamente ineficiente o por representar un punto de dolor específico para la empresa- puede ser la llave para derribar todas las barreras.

En este mismo sentido, conviene iniciar por un proceso que represente un riesgo mínimo si las cosas no salen de acuerdo a lo esperado.

Hacia la Industria 4.0 con una estrategia de automatización

Si el proyecto genera un retorno rápido, eso estimulará a la empresa a ampliar su base automatizada, ahora ya con una visión más integrada tendiente a un modelo de Industria 4.0: una vez que el primer proyecto esté concluido y en operaciones, es importante que no quede aislado, ya que la automatización a escala es lo que permite obtener el máximo beneficio.

Pero, además, permite visualizar de qué manera el capital humano involucrado debe reinventarse para desplegar funciones de mayor valor agregado, lo que a su vez disminuye las resistencias para los siguientes proyectos. No se trata de un tema menor: la automatización se asocia frecuentemente con una amenaza a los puestos de trabajo, por lo que la tarea de change management y una comunicación frecuente y fluida desde el inicio del proyecto, son fundamentales para llegar exitosamente a destino.

En ese camino, habrá que hacer un análisis exhaustivo. ¿De qué manera la automatización de este determinado proceso permite realmente optimizar los costos, producir valor para el negocio o disminuir los riesgos? Básicamente, se trata de las tres líneas de beneficios que propone esta tecnología. En el primer caso, relacionado con la mayor productividad y la disminución de errores. En el segundo, con la posibilidad de dar una respuesta de negocios más rápida y así incrementar la satisfacción de los clientes o incluso con la opción de acelerar la salida al mercado de productos y servicios. En el tercero, con el hecho de que el rediseño de procesos ineficientes y obsoletos puede colaborar, por ejemplo, en un mayor cumplimiento regulatorio.

Optimización de procesos 

Por otra parte, antes de pasar a la automatización propiamente dicha, conviene trabajar en la optimización del proceso: reestructurarlo, entender sus componentes y los límites de estos y estudiar y contemplar todas las excepciones. Si se automatiza un proceso de mala calidad, solo se contribuirá a empeorarlo.

¿Qué procesos son elegibles para iniciar este camino? Prácticamente no hay límites. Se trata de una tecnología madura y probada que es utilizada tanto por las empresas de banca y servicios financieros para corroborar la validez de la documentación, como por las empresas de manufactura para validar precios y comparar proveedores. En ambos casos -y son apenas dos ejemplos entre miles- se trata de actividades que demandan horas de recursos humanos y de bajísimo valor para la organización.

Si bien en un primer término se tiende a automatizar los procesos más rutinarios, simples y estables, lo cierto es que la mirada debe ampliarse a medida que se gane en experiencia para incorporar además una combinación de inteligencia artificial.

Una vez seleccionados y preparados los procesos, queda el último gran paso para iniciar este journey hacia la automatización: la implementación propiamente dicha. Lo que queda por delante es un largo camino asfaltado de enormes beneficios de negocios.